第一章总则
第一条为进一步规范学校档案工作，提高我校档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为教学、科研、管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》及教育部、国家档案局发布的《普通高等学校档案管理办法》，结合学校实际工作，特制定本办法。
第二条本办法中所指档案，是指建校以来学校在教学、科研、党政管理、基础设施建设和办学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料。
第三条档案工作是学校的重要基础工作之一，是体现学校教学质量和管理水平的一个重要标志。学校加强对档案工作的领导和管理。
第四条学校将档案工作纳入整体发展规划，纳入整体考核评估体系中。
第五条各单位、各部门应将档案归档工作纳入工作计划和相关人员岗位职责与个人考核内容中，加强对本单位、本部门档案工作的管理。
第六条学校档案工作由教育行政部门主管，同时接受档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。
第二章 管理体制、机构及任务
第七条学校档案工作实行统一领导、集中管理的原则。由校长主管，1名副校长分管。各单位、各部门设1名负责人主管本单位、本部门的档案工作，并根据实际情况配备1至2名兼职档案人员负责本单位、本部门档案的收集、整理和移交工作。
第八条学校设有档案工作委员会，其主要职责：
（一）指导全校档案工作；
（二）负责对各部门档案工作进行监督、检查和考核；
（三）研究决定档案工作的重大事宜；
（四）审议通过档案工作计划、总结等；
（五）对保管期限已满的档案进行鉴定、销毁。
第九条综合档案室是学校档案工作的职能管理机构，隶属于校长办公室，是保存和提供利用本校档案的专职机构。综合档案室的主要职责：
（一）宣传贯彻执行《中华人民共和国档案法》等国家和地方关于档案工作的法令、政策和规定，执行上级主管部门下达的有关档案工作的指令和规范；
（二）负责规划、协调全校档案工作，对学校各单位、各部门档案工作进行监督、指导和检查；
（三）拟定和组织实施本校关于档案工作的规章制度及业务规范，并负责贯彻实施；
（四）负责本校档案和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作；
（五）负责编制检索工具，利用档案资料进行编研，开发档案信息资源；
（六）组织实施档案信息化建设工作；
（七）开展档案宣传、咨询活动，做好档案开放和利用工作，主动为学校各项工作服务，为师生员工和社会服务；
（八）开展档案理论和档案业务的研究，组织参加有关交流活动；
（九）组织全校兼职档案员的业务学习与培训工作；
（十）做好防火、防盗、防虫等“八防”工作，确保档案安全；
（十一）围绕学校中心工作，完成学校交办的任务。
第十条学校所属学院（系）和各职能部门均有履行《档案法》，做好本单位、本部门档案工作的责任和义务。 （一）为避免档案工作的多头领导，提高工作效率，各学院（系）确定一名分管档案工作的领导，将档案工作纳入学院（系）办公室工作职责范围，并确定一名兼职档案员负责本学院（系）具体的档案工作。学院（系）参照《天津医科大学文件材料归档范围及保管期限》中学院（系）档案归档的要求，按照《天津医科大学各类文件材料整理立卷规范》进行归档，并自存。学院（系）档案接受学校综合档案室的业务指导和监督；
（二）学校各职能部门负责人为本部门档案工作的领导，并指定一名兼职档案员负责统管本部门档案具体工作，定期向综合档案室移交档案。
第三章文件材料的形成和归档
第十一条各类文件材料的形成、收集、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。兼职档案员应按照工作程序和立卷要求，对本单位、本部门形成的档案认真完成立卷归档，最后经本单位、本部门负责人审查合格签字后归档。（具体参照《天津医科大学各类文件材料整理立卷规范》）
第十二条对于个人在从事学校工作的职责活动中形成的有保存价值的各种载体的文件材料，必须按照规定向档案管理部门移交，任何个人不能据为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要材料可按征集、代管、捐赠的方式处理。
第十三条学校实行部门立卷制度，各单位、各部门均系立卷单位。其下属机构，均由主管部门统一组织、指导，各部门兼职档案员做好文件的收集、整理、立卷工作。学校综合档案室按立卷单位接收档案。
由几个部门共同完成的工作所形成的文件材料，经各部门协商，由主办部门立卷，不重复立卷。
第十四条归档范围
依据《高等学校档案实体分类法》和我校档案工作实际情况，我校归档范围分为十三大类：
（一）党政管理类：主要内容包括党务、行政、审计、纪检、工会、共青团、学生、统战等工作中产生的有保存价值的不同载体的文件材料。按照《天津医科大学党群、行政类档案管理细则》执行；
（二）教学类：主要内容包括教学管理、教学研究和教学实践活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。按照《天津医科大学教学档案管理细则》执行；
（三）科研类：主要内容包括科研管理和科学研究实践活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。按照《天津医科大学科研档案管理细则》执行；
（四）基本建设类：主要内容包括基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。按照《天津医科大学基建档案管理细则》执行（其中重大项目档案按照天津市档案局重大项目档案管理要求执行）；
（五）仪器设备类：主要内容包括属于学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备（价值在10万元以上的），在申购、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。按照《天津医科大学仪器设备档案管理细则》执行；
（六）出版物类：主要内容包括本校自行编辑出版的报纸、学报、刊物、图书、音像出版物等具有保存价值的不同载体的文件材料。按照《天津医科大学出版物类档案管理细则》执行；
（七）外事类：主要内容包括外事管理和各类外事活动中形成的有保存价值的文件材料。按照《天津医科大学外事档案管理细则》执行；
（八）财会类：主要内容包括财会管理和财会活动中形成的有保存价值的文件材料。按照《天津医科大学财会档案管理细则》执行；
（九）实物类：主要内容包括在学校各项活动中形成的、或者在学校对外交流中形成的有保存价值的实物。按照《天津医科大学实物档案管理细则》执行；
（十）声像类：主要内容包括学校各项活动中形成，或者外部形成与本校有关的有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像材料。按照《天津医科大学声像档案管理细则》执行；
（十一）名人档案:主要包括学校知名人士在社会活动中形成的具有保存价值的文件材料。按照《天津医科大学名人档案管理细则》执行；
（十二）专题档案：主要包括一次事项或一次重大活动中独立形成的文件材料，整理方法按照文书档案整理办法执行；
（十三）死亡人员档案：当事人死亡五年以上，人事档案移交到综合档案室的档案材料，整理及利用按照人事档案管理办法执行；
第十五条归档时间和要求
（一）归档时间
1、党政文书档案应在每年6月底前完成上一年度的归档工作。机构调整或合并时，撤销单位应在一个月之内负责把调整前的档案整理归档。临时机构成立时，应及时将兼职档案员和联系电话通知综合档案室，工作结束一个月之内完成归档工作；
2、科研、基建项目、仪器设备等档案在鉴定、竣工验收后的三个月之内完成归档工作；
3、教学综合管理文件次年6月底前归档。其他各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）当年寒假前一次性归档。研究生学位档案在学位授予后的三个月内完成归档工作。
（二）归档要求
各部门兼职档案员移交档案的同时上交一份纸质卷内目录及电子版目录，并认真填写移交收据，对照《天津医科大学文件材料归档范围及保管期限》将不能移交的文件材料做出说明，并经本部门主管领导签字后上交综合档案室。综合档案室将在每个学年末进行汇总，上报学校主管领导。
第四章档案管理
第十六条综合档案室接收档案时，要按照规定的分类编号方法进行统一分类、编目、排架等，定期进行档案检查、清点，对于已破损、字迹不清的档案及时抢救，发现隐患立即向主管领导汇报解决。
第十七条综合档案室工作人员要签订保密协议，按照《中华人民共和国保守国家秘密法》对档案实行密级保管
第十八条库房应有防盗、防火、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施，建立和健全档案库房管理有关制度。
第十九条认真划分保管期限，对保管期限已满的档案由鉴定、销毁领导小组同意后进行鉴定、销毁。
第二十条对档案接收、利用、销毁等情况进行统计，并定期上报主管部门。
第二十一条综合档案室工作人员必须严格遵守档案接收、管理和查借阅制度，及时做好登记。
第五章 档案的利用与公布
第二十二条综合档案室要按照国家有关规定公布档案，未经学校授权，其他组织和个人无权公布学校档案。
属下列情形之一的，不对外开放：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密等知识产权问题的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十三条学校按照规定向全校和社会开放档案，并应遵循下列规定：
（一）凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅开放范围的档案，并可摘录和复制；
（二）凡利用档案，均应按规定办理利用手续，填写《档案利用登记表》。
（三）港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案须经有关主管部门同意后方可利用。
（四）档案原则上不可外借，特殊情况要经主管领导批准。对借出档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学校严肃处理。
第二十四条对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案，须经归档部门负责人同意；涉及未公开的技术问题，须经课题负责人同意；涉及涉密档案的须经校保密委批准。
第六章档案的鉴定和销毁
第二十五条 档案工作委员会对保管期限已满的档案进行鉴定后方可销毁。
第二十六条销毁档案，应登记造册，履行批准手续，鉴定、销毁。未经批准，任何人不得销毁档案。
第七章档案信息开发与编研
第二十七条档案是学校重要的信息资源之一，提供有价值的档案信息和编研成果，是档案具有科学文化事业实体的一大功能。
（一）配合学校中心工作，参与编史修志研究；
（二）配合宣传部门建立校史陈列室，使之成为对师生员工进行优良传统教育和爱国荣校教育的基地；
（三）将原档案编研材料继续完善，提供领导和职能处室做工作参考，发挥档案的信息资源作用。
第八章考核、奖励和处罚
第二十八条具体参照教育部27号令《高等学校档案管理办法》执行。
第九章附则
第二十九条学校人事档案、学生档案由人事处、学工部、研工部按照人事档案相关管理办法执行。
第三十条大学医院可参照学校档案管理办法及卫生部门规定制定本医院档案管理办法及规章制度，拟订归档范围及保管期限表，设1名主管领导负责本医院档案工作，有条件的医院可设立独立的综合档案室。
第三十一条本办法自发布之日起施行。
