一、党、政档案工作的基本原则

  1、凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。

2、党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

3、党、政文件应严格实行文书处理部门立卷归档制度。

4、党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各单位、各部门的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。

5、学校各单位、各部门要有一位负责人分管本单位、本部门的档案工作，并确定适当的兼职档案人员，协同档案部门认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。

二、归档范围的确定

（一）原则

1、归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用与研究价值。

2、归档的党、政材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3、归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。

（二）归档的主要内容和重点

1、归档的主要内容包括党务、行政（教学、科研、人事、基建、设备、出版、外事、财会管理文件等）、工会、共青团等系统的内容。

2、归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

（三）不归档的文件材料

1、上级机关普发供参阅、不办的文件材料；

2、上级机关发来供工作参考的抄件；

3、上级机关征求意见未定稿的文件；

4、重份文件；

5、无查考利用价值的事务性、临时性文件；

6、未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿和负责人签字（最后定稿除外）；

7、从正式文件、电报上摘录的供工作参考的非证明材料；

8、无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性、建设性意见的人民来信；

9、学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

10、本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；

11、为参考目的从各方面收集的文件材料；

12、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

（根据需要，如果以上内容需要作为参考，也可以选择作资料暂存）

三、党、政文件材料的部门立卷和归档流程

（一）形成积累

1、学校各单位、各部门均为立卷单位，分工归口立卷。

2、各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生新的内容，参照《天津医科大学文件材料归档范围及保管期限》，编制案卷目录。

3、每一个立卷归档单位的专职文书处理人员或兼职档案人员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归档。

（二）立卷

1、立卷原则

文件处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。

2、立卷分工

（1）中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、国家教委以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的，由收文单位立卷归档。

（2）以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档。以部门名义的发文，由各部门立卷归档。两办联合发文的，由党办立卷归档。

（3）职能部门以党委和学校名义召开的全校性的专门会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。

（4）校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党办或校办立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。

（5）两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。

（6）各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得带入其他单位。

（7）重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。

3、立卷程序

按照归档时间要求由兼职档案人员按案卷类目将文件收齐归档，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行：

（1）检查案卷的文件成分。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。

（2）检查案卷文件的联系。依照案卷类目，纠正案卷之间文件归档不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。

（3）检查案卷文件保存价值。查看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否一致。

（4）检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一，文件数量少者可组成薄卷。

4、立卷分类

分年度：先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划、计划一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。

分问题：将文件按其内容反映的问题、事务分开。

分期限：将文件按照规定的不同保管期限分开。

5、立卷组合

基本要求：立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密。

组合形式：一般按下述内容和顺序进行：

（1）会议文件，按会议的届次组合，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；

（2）非诉讼案件，按立卷问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；

（3）人民来信材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件反映的问题组合；

（4）统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；

（5）学校管理和专业活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；

（6）工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；

（7）简报按名称或期号组合；

（8）其它文件材料可按照特殊的形式组合。

6、卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列：

（1）批复、批示在前，请示、报告在后；

（2）正件在前，定稿及附件在后；

（3）转发件在前，被转发件在后；

（4）非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；

（5）其它文件材料按顺序排列。

7、对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当的折叠；拆除文件材料上的金属物。

8、成卷装订的卷内文件编页号。卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页码；页号的位置在每面材料非装订线一侧的上角。

9、填写卷内文件目录

（1）顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

（2）责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

（3）文号：文件制发机关的发文字号。

（4）日期：文件形成的时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，用八位数字表示。

（5）题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题。

（6）页号：卷内文件页码的编号。

10、填写卷内备考表

（1）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。

（2）立卷人：由组成本卷的责任者签名。

（3）检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。

11、拟写案卷标题。要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容。

12、案卷应用三孔一线的方法装订

（三）归档验收

文书立卷部门整理好案卷，经学校档案部门检查合格后，填写档案交接收据，在次年六月以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。

四、党、政档案工作责任制

（一）分管档案工作的各院（系）、职能部门领导职责：

1、组织本单位人员学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程，每季度或每学期研究一次档案工作。

2、加强与学校档案部门联系，共同做好业务监督，指导、检查工作，保证归档档案的质量。

3、做好文秘工作人员和兼职档案人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。

（二）各立卷部门兼职档案干部职责

1、坚持平时立卷，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，制定其案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档。

2、负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

3、归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，案卷目录填写清楚，案卷简明扼要。

4、主动接受学校综合档案室的业务指导和督促检查，按规定时间向档案部门归档。

5、注意文件材料的安全和保密工作，积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。